Ein Prozess ist mehr
als sein Formular.

Individuelle Prozessberatung, Unterstützung bei der formcycle-Formularumsetzung
sowie dem Workflow-Design für Verwaltungen, Hochschulen und Unternehmen.

Vorgehen ansehen

20+

Jahre Erfahrung mit digitalen Prozessen

Hersteller

Wir kennen formcycle bis in die letzte Konfigurationsebene

OZG

Für Verwaltung, Hochschule, Unternehmen

End-to-end

Beratung, Umsetzung, Workshops aus einer Hand

formcycle ist leistungsfähig. Was daraus wird, hängt davon ab, was Sie damit tun. Wir begleiten Sie durch die Fragen vor dem ersten Formular, bis zum laufenden Prozess.

Als Hersteller wissen wir, welche Konzepte in der Software gut aufgehoben sind und welche besser anders gelöst werden. Diese Klarheit zu Anfang spart Ihnen Zeit und Geld.

Status quo

Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor?

Bevor wir über Lösungen sprechen, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Alltag in vielen Verwaltungen, Hochschulen und Unternehmen:

Prozesse werden über Excel, Mails und PDF organisiert, und jede Abteilung behilft sich anders.
Formulare existieren zwar, doch der eigentliche Workflow dahinter bleibt reine Handarbeit.
Fachverfahren, DMS und andere Systeme laufen nebeneinander her, statt sauber zusammenzuarbeiten.
Digitalisierungsvorhaben starten, kommen aber nicht produktiv, und das Projekt versandet.
Es fehlt intern schlicht die Zeit oder das Wissen für die Umsetzung.

Wenn Ihnen mindestens einer dieser Punkte bekannt vorkommt, sind Sie hier richtig. Genau hier setzen wir an.

Unser Angebot

Flexible Zusammenarbeit
nach Ihrem Bedarf

Prozessberatung

Erst denken. Dann digitalisieren.

Wir analysieren, wo Ihre Prozesse heute hängen, entwickeln mit Ihnen das Zielbild und priorisieren, was zuerst umgesetzt wird — mit Blick auf Fachverfahren, Regulatorik und Ihre Organisation.

Ist-Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und Systeme
Zielbild und Priorisierung digitalisierbarer Prozesse
Prozessmodellierung und Rollenkonzepte
Anbindungsstrategie: Fachverfahren, DMS, ERP, E-Payment
Datenschutz-, OZG- und Barrierefreiheits-Konformität
Aufwands- und Nutzenbewertung als Entscheidungsgrundlage

Umsetzungsunterstützung

Vom Konzept zum laufenden Prozess.

Wir bauen mit Ihnen oder für Sie: Formulare, Workflows, Schnittstellen. So schnell, wie es solide geht — und mit dem Wissenstransfer, den Sie brauchen, um später eigenständig weiterzuentwickeln.

Entwicklung von Formularen und Workflows in formcycle
Schnittstellen: DMS, BundID, Fachverfahren, E-Payment, AD/LDAP
Migration von Formularen aus PDF, Word, Excel u.a.
Testing, Rollout und Change-Begleitung
Schulung für Fachadministratoren und Formularautoren
Iterativer Ausbau nach Go-Live

Was Sie mitnehmen

Konkrete Ergebnisse, keine Foliensätze.

Klarheit über Prozesse und Aufwände

Sie wissen, welche Prozesse sich lohnen und was Ihre Digitalisierung realistisch kostet.

Ein tragfähiger Umsetzungsplan

Meilensteine, Rollen, Abhängigkeiten. Etwas, das Sie intern kommunizieren und verteidigen können.

Prozesse im produktiven Einsatz

Nicht Piloten, die im Sand verlaufen. Digitale Verfahren, die genutzt werden von Bürgern, Studierenden, Mitarbeitenden.

Wissenstransfer, der bleibt

Ihre Formulardesigner übernehmen. Wir bleiben Sparringspartner, nicht Flaschenhals.

Vorgehen

Kein Wasserfall, kein Chaos.

Vier Phasen, die sich wiederholen. In jedem Projekt, in jedem Prozess. Wir starten klein, liefern früh, verbessern in Zyklen.

Verstehen

Wir hören zu, bevor wir zeichnen. Interviews, Prozess-Shadowing, Sichtung bestehender Systeme — daraus wird eine belastbare Landkarte Ihres Prozesses.

Entwerfen

Konkret genug, um zu starten. Offen genug, um zu lernen. Wir modellieren den Zielprozess in formcycle-Logik und schnüren einen Umsetzungsplan mit klaren Meilensteinen.

Umsetzen

Sichtbare Ergebnisse in Wochen, nicht Monaten. Wir bauen iterativ, testen mit echten Nutzenden und ziehen den Prozess in den Regelbetrieb.

Betreiben

Der beste Prozess ist der, der noch besser wird. Wir bleiben in erreichbarer Nähe: für Betrieb, für Anpassungen, für den nächsten Prozess.

Für wen

Wir arbeiten dort, wo Prozesse Verantwortung tragen.

Öffentliche Verwaltung

Kommunen, Landkreise, Landes- und Bundeseinrichtungen. OZG-Umsetzung, Registermodernisierung, Antrags- und Anzeigeverfahren mit Anbindung an Fachverfahren und DMS.

Hochschulen

Studierendenverwaltung, Prüfungs- und Antragsprozesse, Third-Mission-Formulare. Anbindung an Campus-Management-Systeme, SSO und Fachverfahren.

Unternehmen

Interne Prozesse in HR, Compliance, Einkauf. Kunden-Onboarding, strukturierte Rückfragen, Freigabe-Workflows — wo Excel und E-Mail nicht mehr reichen.

Warum XIMA

Wir sind der Hersteller.

formcycle wird bei uns entwickelt. Wir kennen jede Ecke, jede geplante Roadmap-Änderung und jede Grenze der Software. Das spart Ihnen Iterationen, in denen andere Dienstleister erst lernen müssen.

Beratung ohne Produktverkauf.

Wir empfehlen formcycle nicht, wenn ein anderer Weg naheliegender ist. Ehrlichkeit an dieser Stelle ist die Grundlage für alles, was danach kommt.

Aus einer Hand, aber nicht aus einer Bubble.

Beratung, Umsetzung und Support kommen aus demselben Haus — mit Menschen, die im Alltag mit Verwaltungen, Hochschulen und Fachbereichen sprechen, nicht nur mit IT-Abteilungen.

Sprechen wir über Ihren Prozess.

Sie sind unsicher, ob sich Ihr Prozess für eine Digitalisierung eignet? Schildern Sie mir kurz Ihre Ausgangssituation.

Ein Prozess ist mehr als sein Formular.